ทำความรู้จัก Digital Console

เมื่อพูดถึงคำว่า console หลายคนคงคุ้นเคยกับการใช้คำๆ นี้กับคอนโซลรถยนต์ หรือ คอนโซลเกมที่มีหน้าที่เป็นเป็นตัวควบคุมการทำงานของสิ่งต่างๆ หรือจะเรียกว่า “เครื่องมือชนิดหนึ่งที่ใช้ในการควบคุมระบบ” ก็น่าจะทำให้เข้าใจ และเห็นภาพมากขึ้น

สำหรับพวกเราแล้วการควบคุมดูแลระบบหลังบ้านนั้น สำคัญไม่แพ้การสร้างตัวตนหน้าบ้านบนโลกออนไลน์แม้แต่น้อย เราจึงเรียกระบบควบคุมนี้ว่า “Digital Console” ซึ่งก็คือ ศูนย์ควบคุมระบบการทำธุรกิจบนโลกดิจิทัลนั้นเอง ที่นี้เรามาดู Digital Console แบบต่างๆ ที่ธุรกิจควรจะมีการดูแลเฉพาะเป็นอย่างดีว่ามีอะไรบ้าง

Central User Management 

หากคุณทำธุรกิจ ลองถามตัวเองง่ายๆ ด้วยคำถามนี้ดู วันนี้มีพนักงานที่ไม่ค่อยน่ารักกับบริษัทสักเท่าไรจำเป็นต้องถูกเชิญออกจากบริษัทไปในวันนี้ คุณมีสวิทช์ที่จะทำการ Lock ข้อมูลสำคัญของบริษัทที่บุคคลนี้เข้าถึงได้โดยทันที หรือ จำกัดสิทธิ์บางอย่างจนกว่าจะได้ผ่านช่วงส่งมอบข้อมูลคืนให้กับผู้เกี่ยวข้องทั้งหมดเรียบร้อยแล้วเท่านั้น หรือไปถึง ยังจัดเก็บข้อมูล และประวัติเพื่อตรวจสอบปัญหา หรือ ความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นไปแล้วจากการกระทำภายในระบบบริษัทโดยไม่ให้ถูกลบทิ้งก่อนได้หรือเปล่า ? หากคุณไม่แน่ใจว่าจะทำได้ไหม แปลว่าคุณยังไม่มีการจัดการ Central User Management ที่ดีพอ

Central User Management คือ Software ตัวกลางของการใช้งานต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของอีเมล ที่จัดเก็บข้อมูล รวมถึงช่องทางการสื่อสารภายในบริษัท ทุกๆ บริษัทควรมี Central Management เพื่อความเป็นระบบระเบียบ และความปลอดภัยของข้อมูล และที่สำคัญต้องเป็นโปรแกรมที่แยกออกมาจากโปรแกรมส่วนตัวที่ใช้ ยกตัวอย่าง ไม่ควรใช้ Line กลุ่มในการสื่อสารงาน หรือ อีเมลส่วนตัวสมัคร software ออนไลน์ต่างๆ เพราะเมื่อใดที่เกิดข้อผิดพลาด ข้อมูลต่างๆ หายไป ก็จะเป็นเรื่องยากที่จะกู้กลับคืนมาได้

ตัวอย่าง Central User Management ต่างๆที่เป็นที่นิยม

Workplace by Facebook / Slack / Microsoft Team
Software การติดต่อสื่อสารที่เชื่อมต่อทุกคนในบริษัทของคุณเข้าด้วยกัน แม้พวกเขาจะทำงานจากทางไกลก็ตาม ใช้ฟีเจอร์ที่คุ้นเคย เช่น กลุ่ม แชท ห้อง และการเผยแพร่วิดีโอถ่ายทอดสดเพื่อคุยกับผู้คนและทำงานร่วมกัน ซึ่งเหมาะกับการใช้งานภายในองค์กรมากกว่า Social Messenger เช่น Line กรุ๊ป เพราะว่าสามารถตั้งค่าผู้ดูแลระบบ จำกัดสิทธิ์ แก้ไข เปลี่ยนแปลง ระดับเจ้าของ ผู้ดูแล และผู้ใช้งานได้เป็นอย่างดี

Google Workspace (G-Suite)
หนึ่งในบริการจาก Google Cloud ที่ให้บริการระบบอีเมลและชุดแอปพลิเคชันในการทำงานสำหรับองค์กรทุกขนาด นอกจากคุณจะสามารถใช้อีเมลเป็นชื่อโดเมนของบริษัทที่มีความปลอดภัยขั้นสูงแล้ว G Suite ยังมีแอปพลิเคชันต่าง ๆ ที่สนับสนุนการทำงานร่วมกันแบบ Central User Management เพียงแค่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตก็สามารถใช้งาน G Suite ได้อย่างเต็มรูปแบบ

Application ต่างๆ ของ G Suite

• Admin – การดูแลระบบ ตั้งค่า และควบคุมความปลอดภัย

• Corporate email อีเมลในนามองค์กร you@yourcompany.com ซึ่งมีหน้าตาที่ใช้งานง่ายเพื่อใช้ผ่านระบบ Gmail แต่ยังสามารถสร้างลายเซ็นต์ขององค์กรในทุกอีเมล์ที่ถูกส่งออกไป จำกัดสิทธิ์ในการส่งอีเมล์ หรือ บันทึกการส่งข้อมูลเข้าออกขององค์กรไว้ดูย้อนหลังได้ทั้งหมด

• Calendar – ปฏิทินออนไลน์ จัดเวลา นัดประชุม ที่แชร์กันได้

• Doc, Sheet, Slides – โปรแกรมเสมือน Microsoft Word, Powerpoint และ Excel ที่สามารถทำงานร่วมกันได้

• Meet โปรแกรมประชุมออนไลน์ผ่านวิดีโอ เสียง และข้อความ

• Drive – พื้นที่จัดเก็บอีเมลและไฟล์ข้อมูลบนคลาวด์ ทำให้คนในทีมสามารถเข้าถึงไฟล์ ต่างๆ ได้สะดวกมากขึ้น สามารถตั้งค้าได้ด้วยว่าใครสามารถเข้าถึงไฟลไหนๆ ได้บ้าง รวมถึงการแชร์ไฟล์ข้อมูลกันได้ภายในระบบ รวมไปถึงจำกัดสิทธิ์ไม่ให้คนนอกเข้าถึง หรือ ให้เข้าถึงได้แค่บบางส่วนได้อีกด้วย

Social Media Controller

หากคุณเป็นผู้ดูแล หรือ เจ้าของธุรกิจซึ่งมีการใช้สื่อสังคมออนไลน์ในการประชาสัมพันธ์ให้ข้อมูล หรือ แม้แต่ใช้เป็นเวปไซต์ชั่วคราว และช่องทางการติดต่อของลูกค้าแล้วละก็ ลองตั้งคำถามดูสักครั้งว่า

หากวันนี้พนักงานของคุณได้แสดงความคิดเห็นที่ไม่เหมาะสม หรือ เรื่องที่มีความเปราะบางในการพูดคุยภายในสังคม แล้วลืมสลับชื่อผู้ใชงาน โดยเผลอไปใช้บัญชีแบรนด์สินค้า หรือ ธุรกิจของคุณโพสลงไป จะเกิดอะไรขึ้น ?

แน่นอนเรื่องที่ควรจะต้องรีบทำคือแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นโดยทันที แต่คำถามที่สำคัญยิ่งกว่าคือ ทำไมถึงมีโอกาสในการเกิดปัญหานี้ขึ้นมาตั้งแต่แรก ? ถ้าคุณยังไม่ได้ใช้ระบบเพื่อป้องกันโอกาสในการเกิดปัญหาดังกล่าวนี้อย่างดีพอ ระวังจะเกิดฝันร้ายในวันที่สดใสที่สุดก็เป็นไปได้ ดังนั้นการมีเครื่องมือควบคุมการดูแลเรื่องนี้จึงเป็นสิ่งสำคัญ โดยที่เราจะเรียกมันว่า Social Media Controller  

พื้นฐานที่ธุรกิจที่ใช้ Social Media ควรจะรู้เพื่อจัดการดูแลได้อย่างปลอดภัย

Roles & Authorization ซึ่งก็คือความสามารถในการจัดการดูแลสิทธิ์ในการเข้าถึง การอนุญาต หรือ จำกัดความสามารถ ในการทำกิจกรรมใดใดภายในบัญชีสื่อสังคมออนไลน์ของเราให้เป็นไปได้ระดับความปลอดภัย และนโยบายที่เราตั้งขึ้น นอกจากนี้จะช่วยลดความเสี่ยง และหาต้นตอเมื่อมีปัญหาเกิดขึ้นว่าเป็นเพราะใคร และเมื่อไรได้อีกด้วย

Platform & 3rd Party Controller ในหลายๆ แพลตฟอร์มก็มีเครื่องมือที่ทำให้เราสามารถจัดการมอบสิทธิ์ให้กับทีมงานได้แตกต่างกันในตัวอยู่แล้วเช่น Facebook ก็มี Business Setting เป็นต้น แต่ในอีกหลายๆ แพลตฟอร์มก็ไม่มี ดังนั้นบางทีทางเรื่องในการหา เครื่องมือภายนอก ที่เราสามารถเชื่อมต่อระบบกับบัญชี Social Media ของเราอีกที และทำการมอบสิทธิ์ให้ทีมงานภายในเครื่องมือภายนอกนั้น ก็เป็นทางเลือกที่เหมาะสม และสะดวกในการจัดการดูแล Social Media ขององค์กรคุณให้ปลอดภัยมากขึ้น และดีไปกว่าแค่ให้ พาสเวิร์ด ของบัญชีภายในองค์กรคุณไปโดยเฉยๆ มากกว่า

Corporate Website Admin

สำหรับนักการตลาดออนไลน์แล้ว เว็บไซต์นั้นไม่ได้เป็นเพียงพื้นที่ให้ข้อมูล หรือ เป็นเพียงหน้าเป็นตาให้กับบริษัท แต่ยังเปรียบเสมือนเครื่องมืออันทรงพลังที่สามารถเก็บข้อมูลผู้เข้าชม นำไปโฆษณาต่อได้ กรณีที่ไม่มีเว็บไซต์ของธุรกิจคุณเอง ก็ไม่ต่างอะไรกับการเช่าพื้นที่ผู้อื่นในการขายของที่ไม่ถาวร วันใดวันหนึ่งเมื่อเจ้าของที่ต้องการปิดกิจการหรือให้เจ้าอื่นมาแทนที่คุณเมื่อไรก็ได้

แต่ถึงแม้คุณจะมีเวปไซต์ของตัวเองแล้ว ลองถามตัวเองดูอีกทีว่าคุณพร้อมไหม หัวหน้าฝ่าย IT ลาออกเร่งด่วน โดยลืมไม่ส่งมอบ User / Password ต่างๆ ให้คุณ บางทีคุณอาจจะมองว่าเป็นเรื่องที่เกิดขึ้นได้ยาก แต่นั่นคือสาเหตุหลักของหลายๆ ธุรกิจที่น้ำตาไหลกันมานักต่อนักแล้ว คุณแน่ใจแล้วใช่ไหมว่า Domain Name ของเวปไซต์บริษัทคุณไม่ได้ถูกซื้อ และชำระเงินในชื่อของพนักงานของคุณ

แน่นอนว่าเรื่องราวของเทคโนโลยี และการจัดการะบบ IT ต่างๆ อาจจะไม่ได้เป็นเรื่องที่คุณถนัด แต่ถ้าหากอยากจะเข้าใจถึงความสำคัญง่ายๆของมันก็ให้ลองนึกถึงโฉนดที่ดินแทน และทะเบียนบ้านดู แน่นอนคุณอาจจะใช้นายหน้า หรือ คนที่เชี่ยวชาญในการจัดการเรื่องที่ซับซ้อนให้ แต่คุณมั่นใจแล้วใช่ไหมว่า ชื่อหลังโฉนดที่ดินนั้นยังเป็นของบริษัทคุณอยู่ 

ประเด็นสำคัญก็คือ ระบบเวปไซต์ หรือ แม้แต่ระบบจัดการต่างๆ ที่ธุรกิจคุณกำลังใช้งานอยู่ อาจจะไม่ได้ถูกซื้อในชื่อของธุรกิจคุณก็ได้ วันหนึ่งถ้าเกิดปัญหา คุณล่ะมีหลักฐานอะไรพร้อม หรือ สิทธิ์ในการเข้าถึงเพื่อจัดการปัญหาเรื่องราวเล่านี้แล้วยัง ? 

Internal Management Guideline

นอกจากคุณจะมีเครื่องมือแล้ว คุณในฐานะผู้ที่ต้องรับผิดชอบธุรกิจของตัวคุณเอง ควรที่จะมีความสามารถในการเข้าใจการตั้งค่า และจัดการเครื่องมือต่างๆ เช่นการเพิ่มจำนวน admin ลด admin ออก หรือ การตั้งค่าบัญชีอีเมล บัญชีโฆษณาเป็นต้น

เจ้าของธุรกิจควรรู้ว่าเครื่องมือต่างๆ มี function และทำอะไรได้บ้าง แทนที่จะไปพึ่งพา IT หรือ พนักงานคนใดคนหนึ่ง เพราะเมื่อเขาลาออก คุณก็จะไม่ทราบเลยว่าแต่ละอย่างต้องดูแลจัดการอย่างไร เราแนะนำให้จัดทำ Internal Management Guideline ขึ้นมา ซึ่งจะทำหน้าที่เป็นคู่มือในการใช้งานคอนโซลดิจิตัลภายในบริษัท เพื่อทำให้การถ่ายงาน และการรับทีมงานใหม่เข้ามานั้นเป็นเรื่องที่ทำได้ทันที [ใช้ว่าคุณจะต้องเป็นคนลงมือทำเองซะที่ไหนกันล่ะ จริงไหม? ]

สิ่งที่ทีมงาน Extranice เห็นจากการเข้าไปเป็นที่ปรึกษา คือ เจ้าของกิจการ หรือ หัวหน้าฝ่ายการตลาดไม่ทราบด้วยซ้ำว่า ปัจจุบันนั้นใครในบริษัทเป็นคนดูแล และมีระดับสิทธิ์สูงสุดภายในบัญชี social media หรือ platform ต่างๆ ใครเป็นคนสร้าง ใช้อีเมลใด ปัญหานี้จะทำให้การทำงานของทีมไม่เป็นระเบียบ ความเสี่ยงที่สุดคือเมื่อเกิดความเสียหายกับบัญชี หรือการต้อง reboot บัญชีต่างๆ ใหม่ จะไม่ได้ถูกแก้ไขได้ทันที และล่าช้า ยิ่งถ้าผู้ที่รับผิดชอบไม่อยู่ด้วยแล้ว ใครล่ะในทีมที่จะสามารถเข้าถึงข้อมูลต่างๆ เมื่อจำเป็นได้อีก

ผลกระทบที่ตามมา คือ การเสียเวลา การแก้ไขปัญหาไม่ทัน อาจมีข้อมูลต่างๆ รั่วไหลออกไปโดยที่ไม่มีใครทราบก็เป็นได้ ลองนึกภาพถ้ามีคนนอกสามารถเข้ามาแก้ไข หรือ ทำอะไรเกี่ยวกับการตั้งค่าบัญชีเหล่านี้ เช่นการเข้ามาเพิ่ม admin การเข้ามาส่องรายชื่อลูกค้าต่างๆ ของบริษัทคุณ สิ่งเหล่านี้คือปัญหา และความเสี่ยงที่ต้องถูกจัดการ ฉะนั้นการมี Internal Management Guideline จึงเป็นสิ่งที่สำคัญมากสำหรับการทำงานบนโลกออนไลน์

Risk Management Handbook

นอกจากคู่มือการใช้งานคอนโซลแล้ว ในบริษัทควรมี Risk Management Handbook ซึ่งก็คือ คู่มือในการบริหารจัดการความเสี่ยงต่างๆ ที่สามารถเกิดขึ้นได้ และส่งผลกระทบต่อ Digital Footprint ของคุณ

ยกตัวอย่างเช่น หากพบเจอการรีวิวในแง่ลบ ทีมงานควรทำอะไรก่อนหลังเพื่อจัดการลูกค้าที่กำลังหัวร้อนอยู่ หากเกิดปัญหาจากเรื่องนี้ ควรโต้ตอบ หรือสะสางปัญหาอย่างไรในรูปแบบไหน เพื่อสุดท้ายแล้วภาพลักษ์ของบริษัทยังดูดี และลูกค้าก็พอใจ หรือ ถ้าถึงขั้นที่ต้องมีการจัดการกับบุคคลที่คอยมี comment เสียๆ หายๆ ต้องทำอย่างไรบ้างให้ถูกต้อง

นอกจากนี้อาจเจอเหตุการณ์ เช่น ลูกค้าไปตั้งกระทู้บนแพลทฟอร์มอื่นๆ ซึ่งในความเป็นจริงแล้วเป็นอีกธุรกิจหนึงที่มีชื่อคล้ายกับธุรกิจคุณ ปัญหาต่างๆ เหล่านี้จะถูกจัดการอย่างไร ก็ควรที่จะถูกบันทึกไว้ใน Risk Management Handbook เพื่อให้ทีมงานผู้เกี่ยวข้องสามารถจัดการปัญหาได้โดยทันที

ดูแล ควบคุม หมดห่วงเรื่องตัวตนออนไลน์โดยทีมงาน EXTRANICE

หลังจากที่คุณได้รู้จักกับ Digital Console ต่างๆ แล้วคุณสามารถนำข้อมูลต่างๆ ในบทความนี้ไปตรวจเช็คการควบคุมหลังบ้านของคุณว่ามีส่วนไหนที่ต้องทำเพิ่มหรือปรับปรุง หรือ ถ้าคุณต้องการใช้บริการมืออาชีพที่ Extranice เรามีบริการ Digital Console ( สร้างแผงควบคุมบนโลกดิจิตอล ) ที่จะช่วยทำให้คุณมีระบบ เครื่องมือการทำงาน และข้อมูลพื้นฐานออนไลน์ที่ธุรกิจของคุณจำเป็นต้องมี และขาดไม่ได้ คุณสามารถเลือกใช้บริการต่างๆ ของเราด้านล่างนี้ และถ้าต้องการเลือกใช้แค่บางส่วนก็ได้เช่นกัน

Central User Management
บริการสร้างเครื่องมือช่วยเรื่องงานเอกสาร และระบบการจัดเก็บข้อมูลร่วมกันขององค์กร ให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้นไม่ว่าจะเป็น
การสร้างระบบอีเมลบริษัทด้วย G Suite การช่วยออกแบบวิธีการเก็บข้อมูล การตั้ง Workplace และ Workplace Chat เพื่อการสื่อสารในบรืษัท

Social Media Controller
บริการสร้างบัญชี และข้อมูลพื้นฐานให้ใครๆ เสิร์ชก็หาธุรกิจคุณเจอ เข้ามาแล้วรู้ว่า คุณคือใคร พร้อมตั้งค่าบัญชีผู้ใช้งานในองค์กรให้เป็นระบบไม่ว่าจะเป็น Facebook Page, Instagram, LinkedIn, Google Map และการตั้งค่าระบบหลังบ้านของแพลทฟอร์มต่างๆ ให้เป็นระบบ

Corporate Website
ออกแบบ และจัดทำ Static เว็บไซต์บริษัทให้ตอบโจทย์ และเข้ากับธุรกิจของคุณ ด้วยทีมงาน UX/UI คุณภาพและทีมงานออกแบบให้เว็บไซต์ของคุณใช้งานได้ง่าย ดึงดูดลูกค้า และที่สำคัญระบบจัดการหลังบ้าน ต้อง Staff Friendly – เป็นมิตรต่อผู้ใช้งาน

Internal Management Guideline
บริการจัดทำคู่มือสำหรับจัดการข้อมูล และ  Digital Presence ทั้งหมดในองค์กรที่เกี่ยวค่อง เพื่อทำให้การถ่ายงาน และการรับทีมงานใหม่เข้ามานั้นเป็นเรื่องที่ทำได้ทันที

Risk Management Handbook
บริการสร้างคู่มือขั้นตอนการแก้ปัญหาต่างๆ ที่สามารถพบเจอและจัดการความเสี่ยงเมื่อเกิดปัญหาขึ้นกับ Digital Presence ของคุณ

สนใจใช้บริการ Digital Console โดยทีมงาน Extranice คลิกที่ปุ่มด้านล่างได้เลย!